Por isso, pense na logística da entrada da festa, banheiros e bares para evitar filas e aborrecimentos. A etapa de execução se inicia assim que o planejamento começa a ser colocado em prática, ainda na divulgação. Para isso, aposte em uma divulgação estratégica, com linguagem, imagens e canais em conformidade com a sua persona.
Como a Copastur pode ajudar na organização de eventos
Gestão de eventos é tudo o que envolve a organização de um evento em si, ou seja, é justamente todo o detalhamento do planejamento, da direção e de como será organizado todo o projeto, do começo ao fim. Mas se você está aqui é porque quer otimizar a gestão de seu projeto o máximo possível, já que ela é a parte mais importante de toda a organização de qualquer tipo de evento. Você pode fazer um relatório ao final para registrar o que deu certo e o que deveria ter sido feito de maneira diferente, por exemplo. Assim, os problemas são usados como referência para aprimoramento, fazendo com que cada evento corporativo seja sempre melhor que o anterior.
A versatilidade do planejamento de eventos
Essa prática abrange diversas etapas, como definição de objetivos, elaboração de orçamentos, escolha de locais, coordenação de fornecedores, promoção e marketing, e avaliação pós-evento. Esse crescimento reflete a importância dos eventos na construção de redes de negócios, no fortalecimento de marcas e na capacitação de equipes. Assim como a importância de se fazer uma gestão eficiente, que abrange desde o planejamento e a definição de objetivos até a execução e a avaliação pós-evento. A organização de eventos desempenha um papel crucial na promoção de interações significativas e no alcance de diversos objetivos.
Assim, o seu evento conta com mais visibilidade e alternativas de divulgação, vendas e acompanhamento do público. Responder essas e outras questões ajuda a entender se o evento foi um sucesso e quais pontos têm espaço para melhorias. Portanto, não hesite em pedir feedback para sua equipe e para os compradores. Para isso, pode ser interessante utilizar a metodologia de NPS marketing digital no e-mail de pós evento para os participantes. É importante documentar tudo para futuras consultas e definir métricas a serem acompanhadas. Para melhorar a imagem da empresa com uma boa gestão de eventos, outra boa prática é a análise precisa de indicadores.
Um encontro com outros profissionais é muito válido para ganhar prestígio na área em que se atua, além de engajar positivamente os colegas de trabalho e divulgar uma marca. Em eventos abertos, há também uma forma de estreitar a relação com clientes e futuros consumidores, o que representa uma lucratividade em potencial. Eventos também podem ser uma forma de educar e atualizar o público-alvo sobre determinado assunto. Palestras, workshops e painéis de discussão são exemplos de atividades que podem agregar conhecimento e promover a troca de ideias. A organização, o planejamento e a execução requerem do organizador conhecimentos e habilidades profissionais. É uma forma efetiva de integração de ideias, conceitos, conhecimentos e também de promover produtos e serviços das organizações.
Você pode colocar a data de conclusão esperada de cada atividade e adicionar a responsabilidade de cada membro da equipe. Por ser uma área muito específica, ela demanda profissionais especializados para garantir que o evento flua sem (ou com poucos) imprevistos. A tecnologia é imprescindível para fazer um evento, ainda mais quando ele é híbrido ou totalmente online. Nesse caso, você precisa pensar em maneiras de lidar com essa situação, pode ser escolhendo um speaker backup ou então arrumando algum outro tipo de atração para cobrir. Se tratando de um evento online, coisas como falta de internet ou erros de conexão são coisas comuns, que podem e vão acontecer com muita frequência.
Nesse caso, geralmente, compõe o calendário oficial de eventos daquela localidade. Exemplos característicos são as Olimpíadas, a Copa do Mundo, os Jogos Pan americanos, e todas as modalidades de eventos que envolvam assuntos pertinentes ao desporto. Algumas modalidades de eventos podem se enquadrar em mais de uma área de interesse, simultaneamente. Os eventos são classificados de muitas formas, dentre elas, de acordo com o porte, a abrangência, o perfil dos participantes ou período de realização.
As estratégias que a equipe irá executar para que tudo dê certo no grande dia, serão traçadas neste primeiro momento. Conte com a Yuzer para facilitar a gestão de eventos e trazer mais praticidade e conveniência ao seu público. Faça uma avaliação das principais métricas relacionadas à organização de eventos, como o ROI e o nível da satisfação do público. É preciso também identificar os pontos fortes e os possíveis pontos de melhoria em eventos futuros. Lembre-se de que é importante monitorar os resultados das ações realizadas.
Geralmente, os eventos educacionais contam com a emissão de certificados aos participantes e aos palestrantes! Dentre os principais tipos de eventos educacionais, estão os cursos, congressos, workshops, mesas redondas, palestras e seminários. A gestão e planejamento de eventos para empresas é uma maneira eficiente de construir relações com todos os públicos de relacionamento da organização.
Pontos de atenção na gestão de eventos
De conferências corporativas a encontros sociais íntimos, o planejamento de eventos se adapta e prospera em vários setores, criando experiências únicas para os participantes. Ao compreender os sete estágios do planejamento de eventos e empregar estratégias eficazes de reunião, os organizadores de eventos podem orquestrar ocasiões perfeitas que deixam impressões duradouras nos participantes. A gestão de eventos engloba diversas tarefas e vai muito além do que o público vê. O produtor precisa ser estratégico no planejamento, execução e análise de todo o evento, considerando sempre a experiência dos participantes. A comunicação transparente e constante com todos os envolvidos — equipe, fornecedores e participantes — ajuda a alinhar expectativas e minimizar riscos. Além disso, a escolha de uma plataforma de gestão de eventos pode facilitar o acompanhamento de inscrições, pagamentos e interações.
Como vimos ao longo do artigo, fica evidente que exige muita disciplina para alcançar a excelência e os resultados almejados pela empresa. Por razões estratégicas a FIA movimentou toda sua estrutura de educação para a Av. Esse recurso fez multiplicar o desempenho da equipe, assim como a motivação dos participantes. O exemplo mostra a importância da inovação e a quebra da rotina para os eventos.
Lembre-se que é interessante contar com a tecnologia durante toda a gestão do evento. Portanto, nessa fase já é possível recorrer a uma plataforma de gestão de eventos, como a Sympla. Outra estratégia que vem se revelando como uma excelente ferramenta de fidelização e melhoria da imagem da empresa é o envio de informações em tempo real aos participantes do evento.
Além disso, a empresa possui uma equipe especializada em MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions), que pode auxiliar na criação de experiências memoráveis e alinhadas à cultura da sua empresa. Não é uma boa ideia programar tudo para aquela época do mês em que a equipe comercial deve estar focada em bater suas metas de vendas, e a equipe financeira precisa conferir e elaborar demonstrativos e projeções. A data, por sua vez, precisa ser pensada de forma a não atrapalhar o andamento das atividades do negócio. Imaginando que o evento seja um sucesso, ele pode se tornar parte do calendário permanente da empresa.